IA de Agendamento — guia operacional

IA de Agendamento

O módulo conecta o funil de seleção aos calendários corporativos e aos canais do candidato, eliminando a troca manual de mensagens. Configurado uma vez por vaga, passa a rodar continuamente.

• Calendários — Google Workspace (Calendar) e Microsoft 365 (Outlook), verificados em tempo real para evitar conflitos

• Videoconferência — Google Meet ou Microsoft Teams, com link gerado automaticamente

• Canais do candidato — e-mail e WhatsApp recebem convite, lembretes e confirmação

O fluxo em três movimentos

Entrada — o candidato entra na subetapa, por triagem manual ou avanço automático por pontuação da IA

Sistema — convite gerado com link de conferência e disparado nos canais integrados

Candidato — escolhe o horário; a agenda do recrutador é bloqueada e a confirmação retorna pelos dois canais

1. Conectar calendário e conferência

Na barra lateral, abra Calendário → seção de aplicativos de videoconferência → Adicionar → selecione o app (ex.: Google Meet) → três pontos → Definir como padrão.

Isso garante que todos os links enviados sejam criados pelo provedor correto, evitando falha de acesso na hora da entrevista. Conecte sempre a conta corporativa oficial.

2. Configurar o agendamento por subetapa

Em Etapas de Avaliação, habilite o módulo na subetapa correspondente:

| Parâmetro | O que define | |---|---| | Formato | Individual (1 para 1) ou em grupo, com vários candidatos no mesmo bloco | | Convites na etapa | Limite máximo de convites automáticos; excedentes ficam pendentes | | Convidados adicionais | E-mails de gestores e líderes técnicos, inseridos na agenda de todos | | Modalidade | Online (link automático) ou Presencial (endereço obrigatório) | | Link de conferência | Herdado das configurações padrão do calendário |

Se a modalidade exige presença física, não avance sem o endereço — o candidato não recebe orientação de deslocamento sem ele.

3. Convite automático e fila de espera

• Dentro do limite — e-mail e WhatsApp saem no mesmo instante em que o candidato entra na subetapa

• Teto atingido — os envios pausam e os excedentes ficam como *Aguardando Candidato / Pendente*

• Limite ampliado — os pendentes são convidados automaticamente, sem seleção manual

Atenção: o limite de convites não é um teto de vagas, é um controle de ritmo de agenda. Ampliar sem revisar a disponibilidade pode gerar sobrecarga de horários no mesmo dia.

4. Período e disponibilidade

| Cenário | Modalidade | Quando usar | |---|---|---| | Banco de talentos | Contínuo (data sem fim) — janela rolante de 14 dias | Vagas de grande volume ou processos contínuos | | Processo estruturado | Datas fixas (início e fim) | Processos com prazos rígidos |

Com datas fixas, se a janela expirar e o candidato acessar o link depois, não haverá horários — é preciso atualizar a vigência.

Cada subetapa tem sua própria grade: dias da semana abertos, duração do bloco por entrevista e janela horária diária.

Alerta: disponibilidades idênticas em processos simultâneos criam concorrência de agenda — ocupar um horário numa vaga bloqueia automaticamente as demais, porque a varredura é feita em tempo real contra a agenda principal do recrutador.

5. Status de entrega

| Status | Significa | |---|---| | Entregue | Recebido com sucesso em todos os canais integrados | | Parcialmente entregue | Falha em um canal — diagnostique o contato antes de escalar ao suporte | | Pendente | Convite na fila ou aguardando liberação de limite |

Clicando sobre o status, o sistema abre o relatório de rastreabilidade com canal de envio, tipo (recrutador ou automático) e confirmação de entrega.

6. Do lado do candidato

Recebe o convite por WhatsApp e e-mail com botão de acesso ao portal, escolhe data e horário num calendário interativo, recebe a confirmação no WhatsApp e dois lembretes automáticos: 24h antes e 3h antes.

Reagendar devolve o link para nova escolha de data. Cancelar encerra o compromisso e dispara aviso oficial.

Boas práticas

Evite disponibilidades idênticas em vagas simultâneas

Prefira Contínuo para grande volume

Monitore os indicadores em vermelho — janela vencida ou limite atingido

Use o relatório de status antes de escalar ao suporte

O recrutador pode ajustar limite de convites e data limite direto no painel, sem pausar a vaga, com efeito instantâneo para os candidatos.